Техэксперт: автоматизация и цифровизация управления нормативной документацией
Российские предприятия непрерывного цикла в условиях работы во время карантинных мер против COVID-19 почувствовали актуальность вопроса наличия единого фонда внешней и внутренней документации в электронном виде. Разрозненность информационных источников, хранение локальных нормативных актов, приказов, инструкций, регламентов и других внутренних документов в бумажном виде сделало невозможным доступ к ним для специалистов, работающих удаленно. В свою очередь внешняя документация, найденная в интернете, не всегда бывает актуальной и достоверной. Все это приводит к сбоям в работе и в целом негативно влияет на производственные процессы.
Эффективная работа с нормативной и технической документацией
Несмотря на снятие режима ограничений и возвращение предприятий к привычному режиму работы, топ-менеджеры сейчас рассматривают возможность полного или частичного перехода подразделений на удаленный режим работы.
Отдельные компании особенно ответственно подошли к противовирусным мерам и планируют отказ от бумажных носителей в пользу автоматизации документооборота и перевода его в электронный вид для снижения риска распространения коронавирусной инфекции на предприятии. И это значит, что вопрос наличия фонда в электронном виде становится для них особенно острым, потому что, используя старые технологии, сложно перейти на эффективную удаленную работу.
«Система управления нормативной и технической документацией «Техэксперт» (СУ НТД), разработанная АО «Кодекс», позволяет осуществить полную цифровую трансформацию в управлении фондом нормативной документации предприятия, а также автоматизировать все сопутствующие жизненному циклу документов бизнес-процессы.
Функции руководства типовыми бизнес-процессами вокруг документов берут на себя специальные модули управления.
Для реализации задачи по выдаче и фиксации выданных копий документа в электронном формате в СУ НТД реализован модуль «Контроль оборота нормативных документов».
С его помощью можно настраивать доступ к документам для разных групп пользователей, ограничить возможность выгрузки и копирования документа, а также организовать контроль печатных копий (как учтенных, так и неучтенных экземпляров). Благодаря модулю «Контроль оборота нормативной документации» предприятие может быть уверено в защищенности своих документов. Учет и контроль движения копий не дает важным документам попасть в ненужные руки.
Функция «Организационная структура», реализованная в последней версии решения «СУ НТД. Базовый вариант», позволяет организовать ведение единого электронного фонда всего холдинга (в т.ч. и посредством сети Интернет) не только в головной организации, но и в дочерних обществах.
Для ввода документов в единый фонд организуются операторские места, уровень доступа к фондам дочерних обществ регулируется настройками.
В данный момент «Организационная структура» внедряется в ряде предприятий оборонно-промышленного комплекса.
СУ НТД помогает решать задачи по оцифровке документации и организации единых фондов электронных полнотекстовых документов не только отдельных предприятий, но и целых холдинговых структур. Пользователи системы убедились, что ее внедрение напрямую влияет на эффективность предприятия, поэтому комплектация решения постепенно расширяется за счет автоматизации большего количества процессов.
Внедрение системы в работу нефтегазовых компаний
ПАО «Газпром» и АО «Кодекс» на протяжении многих лет связывают партнерские отношения и взаимовыгодное сотрудничество в различных направлениях деятельности. Опираясь на успешный опыт взаимодействия, компании объединили усилия для реализации поставленной перед ПАО «Газпром» задачи по обеспечению документами по стандартизации «Газпрома» дочерних обществ в формате системы, обладающей оперативностью включения документов, единым информационным и поисковым пространством, включающим в себя как документы по стандартизации ПАО «Газпром», так и документы федерального уровня, а также удобным интерфейсом и широкой функциональностью.
В ноябре 2017 года ПАО «Газпром» и АО «Кодекс» заключили лицензионный договор по созданию базы данных «НД ПАО «Газпром» и дальнейшему ее обновлению. Система реализована на платформе «Техэксперт» и снабжена всеми присущими платформе сервисами – «Документ на контроле», «Сравнение редакций», «Заметки пользователя», «Папки пользователя» и т. д. Система интегрируется с документами из профессиональных справочных систем «Техэксперт» (ГОСТами, СП, РД и т.д.) путем гиперссылок.
Сегодня проект находится на стадии успешного внедрения в дочерних обществах ПАО «Газпром», и «НД ПАО «Газпром» заменяет единую информационную систему по техрегулированию (АИС «Газпромтехнорма»).
Общество с ограниченной ответственностью «Иркутская нефтяная компания», ее дочерние общества и юридические лица (ИНК) являются одним из крупнейших независимых производителей углеводородного сырья в России. В фокусе ИНК находятся эффективное управление внутрикорпоративными процессами, развитие персонала, а также взаимодействие с органами власти и неправительственными организациями. ИНК продолжает укреплять свои позиции в нефтегазовой отрасли страны, делая ставку на высокие технологии и мотивированную команду профессионалов.
Специфика работы ИНК предполагает постоянное использование большого объема специализированной информации. Процесс поиска и использования легитимной внешней информации удалось автоматизировать, в том числе благодаря Системе управления нормативно-технической и правовой документацией «Техэксперт» (СУ НТД), включающей фонд внешних документов.
На базе СУ НТД сформирована библиотека внутренних нормативных документов, создан словарь внутренних терминов. Данные разработки внедрены не только на базе СУ НТД, но и интегрированы с внутренним корпоративным порталом, что упрощает процесс управления внутренней документацией ИНК и частично его автоматизирует.
С помощью внедренных модулей удалось снизить риски применения утративших силу документов, сформировать единое информационное пространство, снизить финансовые и ресурсные затраты на ведение и работу с фондом внутренней и внешней нормативной документации. Кроме того, с помощью СУ НТД была решена задача по созданию корпоративной терминологической базы, обеспечивающей единообразие и преемственность терминов и сокращений и исключающей разночтения при их толковании.
СУ НТД позволяет специалистам ИНК эффективнее использовать свое рабочее время при поиске нормативных документов и ознакомлении с ними, получая информацию об их статусе и имея возможность своевременно ставить на контроль необходимый экземпляр.
В данный момент компания изучает вопрос внедрения Системы управления требованиями на цифровой платформе «Техэксперт».
АО «Кодекс» поддерживает тренд цифровизации и ориентацию российской экономики на импортозамещение: производит отечественный софт, предлагает услуги, связанные с российскими технологиями. С помощью программных решений АО «Кодекс» предприятия повышают качество выпускаемой продукции и безопасность производства. Компания берет на себя обеспечение нормативно-технической документацией и внедрение заказных решений для таких крупнейших госкорпораций и предприятий, как Газпром, Роснефть, ОДК, КАМАЗ, НОРНИКЕЛЬ, Росатом, Роскосмос, ИНТЕР РАО, РЖД, Ростех и др.
АО «Кодекс» продолжает разработку решений, которые помогут российским предприятиям максимально безболезненно перейти к цифровизации и быть в числе лидеров по качеству и скорости выпуска продукции.
Справка:
Система управления нормативной и технической документацией «Техэксперт» (СУ НТД «Техэксперт»):
- Автоматизирует процессы разработки, внедрения и использования нормативных документов на предприятии;
- Способствует внедрению технологии «цифровой двойник» продукции за счет перехода к работе с цифровыми стандартами;
- Позволяет разрабатывать нормативные документы в цифровом формате для дальнейшего перехода от управления документами к управлению и применению требований в производственных процессах предприятия;
- Может внедряться для перехода от бумажных/электронных документов к цифровому стандарту на уровне конечных предприятий, холдингов, госкорпораций, при необходимости с привлечением технических комитетов и органов власти, позволяя внедрить единые подходы к разработке требований на всех уровнях нормотворчества.
СУ НТД состоит из взаимодополняющих подсистем, каждая из которых автоматизирует процессы, возникающие на определенном этапе жизненного цикла цифрового нормативного документа.
Результаты внедрения СУ НТД на предприятии:
- Нормализация фонда нормативных и технических документов.
- Переход к разработке и использованию в работе электронных документов.
- Снижение рисков использования устаревших требований специалистами предприятия за счет организации доступа к единому постоянно актуализируемому источнику НД с контролем оборота НД.
- Разработка требований НД с учетом новых технологий производства, результатов НИР, ОКР, международного и зарубежного опыта.
- Повышение качества разрабатываемых НД за счет улучшения процесса сбора обратной связи от экспертов при обсуждении проекта НД.
- Создание НД в цифровом формате для дальнейшего использования как источника требований в прикладном программном обеспечении одновременно с разработкой НД в формате «для чтения человеком».
Статья в формате pdf →
-
197376, Санкт-Петербург,Инструментальная ул., д. 3
- ☎ 8 800 555-90-25
- spp@kodeks.ru
- kodeks.ru
cntd.ru
