Проект «Техэксперт: WikiOil» – внедрение, эксплуатация, опыт
Эксперты Консорциума «Кодекс» знакомят читателей с реальным опытом внедрения и эксплуатации системы управления нормативной и технической документацией «Техэксперт» на предприятиях Иркутской нефтяной компании в рамках проекта WikiOil.
Иркутская нефтяная компания (ИНК) – один из крупнейших независимых производителей углеводородного сырья в России, чья история начинается с 2000 года. Компания ведет геологическое изучение, разведку и разработку 53 участков недр на территории Иркутской области, Красноярского края и Республики Саха (Якутия).
За последние 13 лет ИНК открыла четырнадцать месторождений углеводородного сырья. В настоящее время в группе компаний работают более 15000 человек. В 2017 году стало очевидно, что дальнейшее развитие компании по всем направлениям невозможно без качественного управления внешними и внутренними нормативными документами.
В том же году нефтяная компания познакомилась с разработками Консорциума «Кодекс», чей опыт в области цифровизации работы с документами насчитывал на тот момент уже 26 лет. Специалистов ИНК заинтересовала платформа «Техэксперт» и, в частности, Система управления нормативной и технической документацией (СУ НТД).
В структуре заместителя генерального директора ИНК по повышению эффективности был создан отдел оптимизации бизнес-процессов и стандартизации (позднее он влился в департамент развития системы управления). В задачи подразделения входили сбор, анализ и систематизация всех внутренних нормативно-методических документов (ВНМД) компании, а также поиск оптимальной единой площадки для их размещения. Так возникла концепция системы WikiOil на базе платформы «Техэксперт».
Предпосылки появления системы WikiOil
Одной из главных причин создания WikiOil стала разрозненность хранилищ ВНМД: сетевой диск на корпоративном сервере, внутренний корпоративный портал, система электронного документооборота и официальный сайт компании. Кроме того, у ИНК давно существовала необходимость собрать в одном месте всю нормативную базу, применяемую в головной компании и дочерних обществах.
К этому прибавилось и отсутствие установленных механизмов распространения ВНМД и внешних документов среди сотрудников холдинга.
Поиск документов, регулирующих определенные сферы, бизнес-процессы и задачи, тоже был долгим и трудоемким. Также не стоит забывать о важности соблюдать требования постоянно меняющегося законодательства и условий договоров с контрагентами. Такой крупной и разветвленной компании, как ИНК, необходимо оперативно отслеживать изменения во внешней нормативной базе и должным образом реагировать на них, а также имплементировать требования договоров с контрагентами во внутреннюю документацию. На момент начала работы над системой WikiOil механизмы фиксации внешних требований в ВНМД и их своевременной актуализации в компании существовали, но не были совершенными.
Задачи WikiOil
В первую очередь перед отделом оптимизации бизнес-процессов и стандартизации ИНК стояла задача создать единую электронную базу знаний компании и ее дочерних структур. Она должна была объединить инструменты управления документами, базу ВНМД и внешний фонд нормативной документации. Также был необходим единый стандарт фиксации и распространения ВНМД среди сотрудников холдинга и удобные инструменты для своевременной актуализации действующих ВНМД в соответствии с законодательными изменениями.
Все это значительно сократило бы трудозатраты на поиск и проверку актуальности как внутренних, так и внешних документов. Единый актуальный источник нормативных данных вместо отдельных файлов в разрозненных местах – такова была основная задача разработки WikiOil.
Специалисты Информационной сети «Техэксперт» и ИНК пришли к выводу, что компании также требуется единая база терминов и определений, которая бы позволила унифицировать их употребление в рамках фонда внутренних документов, а также обеспечить единство и преемственность трактовок, которые бы исключали разночтение в толковании терминов.
Большой массив ВНДМ также нуждался в программных инструментах для эффективного и автоматизированного анализа с возможностью формирования отчетов результата проверки. Все это, разумеется, нужно было связать с реестрами требований к бизнес-процессам компании, а также «цифровыми кабинетами», содержащими актуальную и исчерпывающую подборку информации для разных подразделений, должностей или бизнес-задач, включая ссылки на внешние источники и системы.
Развитие системы WikiOil
⬛ Формирование единого фонда документов
Все вышеописанные задачи требовали не только сбора и концентрации на едином ресурсе действующих документов, но и создания полноценной системы управления нормативно-техническим контентом предприятия.
В результате были определены: объект управления – внутренний нормативно-методический документ (ВНМД), порядок сбора и размещения в едином фонде новых документов, а также распространения, группирования и проверки на актуальность уже действующих ВНМД.
Как говорилось ранее, до начала работы отдела оптимизации бизнес-процессов и стандартизации необходимые в работе ИНК документы были распределены по четырем разрозненным источникам: отдельный диск на корпоративном сервере, внутренний корпоративный портал, система электронного документооборота и официальный сайт компании. Кроме того, сотрудники предприятия могли скачать документ на свой компьютер и пользоваться им локально, а это в случае изменения документа на корпоративном уровне влечет риск работы по неактуальным требованиям.
Для того чтобы решить вопрос и с единым хранением, и с актуализацией, требовалось новое системное решение.
На начальном этапе специалисты подразделения собирали все актуальные версии ВНМД из четырех источников в одном месте. Параллельно шел поиск программной платформы, которая могла бы не просто стать централизованным хранилищем документов, но и дать дополнительные инструменты для управления ВНМД: каталогизации, поиска, сортировки, анализа, группирования по темам, создания сервисов для доступа к документам в «едином окне» и т. д.
В итоге выбор был сделан в пользу отечественной цифровой платформы «Техэксперт», разработанной специалистами Консорциума «Кодекс». Главным достоинством платформы является возможность объединения в едином цифровом пространстве внешних и внутренних документов предприятий, связи их перекрестными гиперссылками и использования для работы с ними единых SMART-сервисов программного комплекса. Так появился тандем «Техэксперт: WikiOil».
SMART-сервисы платформы позволяют не только оперативно реагировать на изменения во внешних нормативных документах, но и анализировать массивы документов и принимать взвешенные бизнес-решения.
Кроме того, специалисты подразделения ИНК, ответственного за повышение качества управления ВНМД, отмечают качество техподдержки программного решения и постоянную готовность разработчиков услышать потребности клиентов и работать над их закрытием.
После выбора платформы для будущей системы WikiOil специалисты начали постепенно внедрять на предприятии ее программные модули. За необходимый ИНК функционал теперь отвечают Система управления нормативной и технической документацией (СУ НТД) «Техэксперт» и ее разнообразные подсистемы, каждая из которых оптимизирует тот или иной этап управления ВНМД.
Работа началась с развертывания подсистемы «Банк документов», которая позволяет загружать и систематизированно хранить документы внутреннего фонда предприятия. Каждый документ в таком фонде представляет собой контейнер данных, в котором, помимо текста документа в PDF-формате и других вложений, есть атрибуты этого документа. Присвоенные документу атрибуты позволяют не только быстрее и точнее находить документ, но и эффективнее его применять. Подсистема «Банк документов» позволяет как использовать встроенные атрибуты, так и создавать собственные атрибуты различных типов, отражающие особенности бизнес-процессов компании.
Специалисты подразделения ИНК совместно с экспертами Консорциума «Кодекс» начали активно загружать уже существующие документы в единый фонд WikiOil. Параллельно создавались и совершенствовались требования к передаче вновь разработанных или обновленных ВНМД от ответственных подразделений, размещению документов в фонде, их проверке и актуализации. Отдельная работа велась по выработке механизма внедрения и использования ВНМД на предприятии: система «Техэксперт: WikiOil» была зафиксирована на уровне руководящих документов как единственный источник актуальной нормативно-технической информации холдинга, введено обучение сотрудников работе с системой и ее сервисами.
На 2023 год в фонде внутренних документов компании хранятся порядка 4000 ВНМД, 4100 терминов, 5700 определений. За 6 лет развития проекта система внедрена во всей группе компаний ИНК и участвует в автоматизации бизнес-процессов планирования, разработки и актуализации ВНМД. Она информирует работников предприятий об изменениях и появлении новых ВНДМ, а также утрате актуальности внешней и внутренней нормативной документации.
Сотрудники группы компаний активно используют систему при решении рабочих задач, а также формируют запросы к ответственному за развитие системы подразделению на создание новых сервисов.
⬛ Дополнительные сервисы
Сформированной в 2019 году группе ИНК по стандартизации (ранее – отдел оптимизации бизнес-процессов и стандартизации) и специалистам Информационной сети «Техэксперт» удалось создать ряд ценных сервисов для сотрудников нефтяной компании, используя возможности подсистемы «Банк документов», модуля «Контроль актуальности ссылочных документов» и интеграционного модуля «кАссист». Речь идет о разнообразных реестрах требований, которые составляются как из внутренних документов группы компаний, так и из внешних нормативных источников.
В системе WikiOil была создана специальная вкладка, где сотрудники ИНК могут найти реестры нормативных документов для каждого юридического лица, входящего в группу компаний, реестр обязательных для разработки в рамках юридического лица ВНМД в соответствии с нормами трудового права, налогового законодательства, федеральных норм промышленной безопасности и т. д. В рамках внедренной в группе компаний ИНК интегрированной системы менеджмента одним из обязательных условий является наличие у юридического лица Реестра законодательных требований в области охраны окружающей среды либо безопасности труда и охраны здоровья.
Каждый документ в таком реестре размечен гиперссылкой, которая ведет на текст этого документа внутри системы WikiOil. Реестры регулярно проверяются с помощью модуля платформы «Техэксперт» – «Контроль актуальности ссылочных документов» и интеграционного модуля «кАссист» на актуальность и корректируются в соответствии с внешними или внутренними нормативными изменениями. Таким образом, специалисты ИНК всегда имеют доступ к самому актуальному набору документов, регулирующих их деятельность, и не тратят время на их поиск и проверку.
В планах у группы компаний разработка еще многих реестров для сотрудников ИНК, в том числе реестра принятых на предприятиях группы сокращений в документации – для обеспечения единства интерпретаций тех или иных аббревиатур по всему холдингу.
Еще один важный тип сервисов в рамках «Техэксперт: WikiOil» – это цифровые кабинеты. Если реестры требований позволяют ссылаться только на документы внутри системы, то цифровой кабинет – это виртуальная область с готовой подборкой документов, списков управляющих документов по процессам, ссылок на внешние/внутренние сервисы и инструменты, необходимые в работе сотрудника, задействованного в конкретном бизнес-процессе предприятия. В частности, созданный в WikiOil цифровой кабинет направления «Проектирование объектов капитального строительства» содержит ссылки не только на внутренние и внешние нормативные документы цифровой платформы, но и на внешнее программное обеспечение (AutoCAD, Appius и др.). Это бесценный инструмент для экономии времени специалиста с одной стороны, и погружения новых сотрудников в бизнес-процессы компании – с другой.
Кроме того, для сотрудников ИНК специалистами Информационной сети «Техэксперт» был разработан цифровой кабинет «Альбомы форм», призванный сократить время на внутренние бюрократические процессы. В первом добавленном в кабинет альбоме содержатся все стандартные формы, необходимые для кадрового администрирования: каждый сотрудник, которому нужно подать заявление, заявку, служебную записку, может скачать шаблон и быстро его заполнить. Планируется создание альбомов форм и по другим направлениям деятельности – по крайней мере, группа стандартизации получает такие запросы от пользователей системы WikiOil.
Еще одна подсистема СУ НТД, которая используется в ИНК, – это «Пользовательский словарь». С его помощью был создан справочник всех терминов и их определений, используемый в ВНМД холдинга. Теперь любой пользователь WikiOil может посмотреть, как трактуется тот или иной термин в разных документах компании, и сослаться на наиболее подходящий источник термина во вновь разрабатываемых ВНМД. Как и перспективный реестр сокращений, этот сервис работает на унификацию терминологии и повышение связности и непротиворечивости внутренних документов компании.
Наконец, есть системы и сервисы, которыми пользуется сама группа стандартизации. В частности, речь идет о вышеупомянутой подсистеме «Контроль актуальности ссылочных документов», которую специалисты группы стандартизации используют в процессе плановой и внеплановой актуализации документов фонда. Информация об устаревших ссылочных документах доносится до ответственных за разработку ВНМД подразделений, которые самостоятельно оценивают влияние тех или иных изменений во внешней нормативной документации на внутренние процессы предприятия и соответственно актуализируют действующие ВНМД.
Надежный источник внешних нормативных документов
Ни одна компания не обходится в своей деятельности без внешних нормативных документов, а также справочной и аналитической информации по их применению. Эту потребность предприятиям помогают закрыть профессиональные справочные системы (ПСС) «Кодекс»/«Техэксперт» для специалистов разных отраслей экономики. Чаще всего новые пользователи начинают свое знакомство с решениями Консорциума «Кодекс» именно с ПСС, а уже потом подключают другие системы. Однако случай Иркутской нефтяной компании оказался необычным, поскольку сначала на предприятиях ИНК была внедрена СУ НТД «Техэксперт», а уже после профессиональные справочные системы. С 2019 года и по настоящее время ИНК использует не только основную профильную для отрасли систему «Техэксперт: Нефтегазовый комплекс», но и полный комплект систем для топливно-энергетического комплекса. Кроме этого, специалисты ИНК используют большой набор юридических систем, в том числе посвященных судебной практике и региональному законодательству, и системы для обеспечения охраны труда и производственной безопасности.
Также Иркутская нефтяная компания ответственно подходит к возведению своих объектов и всей сопутствующей инфраструктуры: в ее распоряжении находится солидный набор систем для строительства, в т. ч. дорожного.
Статья опубликована в журнале «СФЕРА. Нефть и Газ» №4/2023
Статья в формате pdf →
-
197376, Санкт-Петербург,Инструментальная ул., д. 3
- ☎ 8 800 555-90-25
- spp@kodeks.ru
- kodeks.ru
cntd.ru
